понедельник, 6 февраля 2012 г.

Некоторые советы по работе с почтой Gmail

Ниже перечислены некоторые практические рекомендации, которые я сформулировала для себя после нескольких лет постоянной работы в почте Gmail. Они совершенно не обязательны, но, как мне кажется, значительно облегчают работу с почтой.
  • Проверка почты
Проверяйте почту хотя бы два раза в день - утром и вечером. Эта рекомендация касается только тех, у кого компьютер (и, соответственно, интернет) не включен постоянно.

Для тех, кто все время сидит в интернете, наилучшим решением является установка на персональный компьютер расширения Gmail Manager для браузера Mozilla Firefox. Gmail manager и ему подобные расширения позволяют получать информацию о новых письмах прямо в браузере, не заходя в окно почты. 

Время от времени открывайте папку "Спам" - иногда там случайно оказываются нужные письма.
  • Тема письма
Правильная формулировка темы письма - это и проявление уважения к его адресату, и некоторая гарантия своевременного ответа. Тема должна содержать краткую формулировку содержания письма - так, чтобы, даже не открывая письмо, можно было понять суть проблемы и степень срочности ее решения. 

Неприлично отправлять деловое (и даже личное) письмо без указания темы, также не стоит отправлять в ответ на полученное письмо с уже заявленной темой абсолютно не имеющую к нему отношения информацию - образуется цепочка писем, которую потом трудно систематизировать. В этом случае лучше начать новую цепочку.
  • Адресная книга
Держите адресную книгу в "боевой готовности" (удобный для вас порядок фамилия-имя, своевременное внесение новых адресов, создание групп контактов) - это значительно облегчит как быстрый набор адреса при написании писем, так и поиск нужных писем и их систематизацию.
  • Систематизация писем
Создайте ярлыки, которые позволят распределить ваши письма по тематическим группам. Присваивайте письму нужный ярлык сразу же после его получения, иначе потом может быть трудно его быстро найти. Если вы заметили какую-либо закономерность в присваивании ярлыков (например, письма от Васи вы всегда помечаете ярлыком "интересно", а письма от Пети всегда отправляете в корзину, не читая), то имеет смысл создать фильтр, который будет производить нужные операции с данными письмами автоматически.
  • Переписка
Очень простое правило: отвечайте, пожалуйста, на письма своевременно!
Если вы знаете, что долгое время не сможете работать в почте, то имеет смысл добавить автоматический ответ примерно следующего содержания: спасибо за письмо, ответить смогу тогда-то и тогда-то.

Если у вас есть какие-либо свои полезные "примочки" в работе с почтой Gmail - буду благодарна, если вы напишите о них в комментариях.


0 коммент.:

Отправить комментарий